Solutions4Office Kosteneinsparung

»Lösungen für‘s Büro« - Die M. Schweikert Büroorganisation GmbH bietet eine unanfechtbare Prüfung an, in der Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent keine Seltenheit sind.

Der 4-Sterne-Partner von Kyocera stellt sich der Pflicht, Ihre Kostensituation transparent zu machen, denn das Einsparpotential bei den Druck-, Fax- und Kopierkosten wird stark unterschätzt.

Über 50 Jahre lang wurden Kopien in einem analogen Verfahren gefertigt. In den letzten Jahren hat sich die Technologie der Kopiergeräte jedoch grundsätzlich verändert. Die klassischen analogen Kopiersysteme werden kaum noch angeboten. Sämtliche neuen Kopiersysteme basieren auf der digitalen Technologie und verhalten sich damit wie ein Laserdrucker mit eingebautem Scanner.

Digitale Kopiersysteme verbinden also die Scanner-Technologie mit der Laserdruck-Technolgie und können damit sowohl kopieren als auch drucken. Vom Kopierer haben diese Systeme die hohe Geschwindigkeit, Möglichkeiten der Vergrößerung, Verkleinerung, Endverarbeitung (Sortieren, Heften etc.) sowie die Fähigkeit übernommen, Originale, die nur in analoger Form, d.h. in erster Linie auf Papier, vorliegen, verarbeiten zu können. Gleichzeitig bieten sie eine gute Druckauflösung und die Verarbeitung digitaler Dokumente, wie sie von den Laserdruckern bekannt ist. Die Systeme werden heute zumeist in Büro-Netzwerke integriert.

Über das Netzwerk werden dann Funktionen und Statusberichte direkt vom Arbeitsplatz aus gesteuert. Ergänzt wird das Spektrum der Funktionen außerdem um die Möglichkeit mit dem System Telefaxe oder neuerdings auch E-Mails zu versenden und zu empfangen. Die Multifunktionalität der digitalen Systeme integriert mehrere traditionelle Geräte in einem System, das nur einen Stellplatz einnimmt und weniger als vier getrennte Geräte kostet.

Die Diskussion der Wirtschaftlichkeit multifunktionaler Systeme geht über die reinen Hardware-Kosten weit hinaus. Nur nach den Anschaffungskosten der Systeme zu fragen, greift eindeutig zu kurz. Vor einer Diskussion der Wirtschaftlichkeit von Papierausgabesystemen sollte deshalb erst einmal die übergeordnete Frage nach dem Sinn und Zweck der Dokumentenvervielfältigung im Gesamtprozess der Erstellung, Übertragung, Ablage und Ausgabe der Dokumente gestellt werden. Vor diesem Hintergrund eröffnen multifunktionale Systeme verbunden mit den dazugehörenden Software-Lösungen ein ganzes Spektrum von Potenzialen zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit.

In den meisten Unternehmen werden diese Potenziale noch nicht ausgeschöpft. Viele der vorhandenen Geräte sind zu gering ausgelastet und damit unwirtschaftlich. In der Anschaffung günstige Arbeitsplatzdrucker weisen so auf einmal einen höheren Seitenpreis auf als Multifunktionssysteme mit ihrem sehr viel höheren Anschaffungspreis.

Auf der Basis sorgfältiger Analysen können Lösungen erreicht werden, die die Kosten des Umgangs mit Dokumenten im Unternehmen deutlich senken. Moderne, leistungsfähige Vervielfältigungssysteme verfügen darüber hinaus über eine hoheQualität, große Zuverlässigkeit, gute Benutzerfreundlichkeit und zahlreiche Funktionen.

Basis jeglicher Gesamtkonzeption ist die Analyse der Ausgangssituation. Aufgabenverteilungen, Prozesse und Kosten müssen untersucht werden. Die Kombination internen Wissens und externen Know hows beschleunigt die Analyse und ist wirtschaftlich sehr sinnvoll.

Die Gesamtkonzeption der Dokumentenlogistik sollte mehrere Jahre lang wirtschaftlich tragfähig sein, denn nicht „billigere“ Geräte, sondern veränderte Arbeitsweisen versprechen im Umfeld von Multifunktionalen Systemen die größten Wirtschaftlichkeitseffekte. Weitere Informationen erhalten Sie bei der Firma Digi Center M. Schweikert unter 06003-94140.